Korisni savjeti

Kako koristiti faks?

Pin
Send
Share
Send
Send


Gotovo svaka kancelarija, pa i ona najmanja, trenutno je opremljena potrebnom mašinom kao što je faks. Uz njega se šalju kopije raznih dokumenata, u rasponu od važnih ugovora do raznih slika. Najčešće se faksiranje povjerava jednoj osobi, uglavnom tajniku, koji prima ili šalje razne dokumente, prati rad stroja, uključujući kontrolu dostupnosti papira u odgovarajućem odjeljku. Ali što ako je osoba čiji je posao primanje i slanje kopija faksa privremeno napustila, a od vas je zatraženo da pazite na uređaj i telefon. Naravno, morate preuzeti telefon i na drugom kraju linije od vas se traži da prihvatite dokumente, ali ne znate kako koristiti faks uređaj. Za većinu je sramota da to kažu samo zato što ne žele da njihov sagovornik razmišlja o nedostatku obrazovanja. Iako je znati sve na svijetu jednostavno je fizički nemoguće.

Zamišljali smo takvu situaciju i vjerovatno zaista željeli da se to nikad ne dogodi vama? Tada vam savjetujem unaprijed da naučite kako koristiti faks ako radite u uredu. Ako se iznenada pojavi takva potreba, nosit ćete se sa poteškoćama i briljantno izaći iz trenutne situacije.

Ako trebate prihvatiti dokumente, obratite pažnju na ploču uređaja. U pravilu je na njemu veliki ključ, najčešće zeleni. Na njemu se, ovisno o modelu uređaja, može napisati „Start“ ili „Start“. Kada kliknete na ovo dugme, trebao bi se oglasiti karakteristični signal, prestat ćete čuti sagovornika i počet će prijem dokumenta. Čestitamo - kliknuli ste pravo dugme. Rezultat vaše aktivnosti biće kopija dokumenta na faksimil papiru koji, po dogovoru stranaka, može imati pravnu snagu. Ako, uprkos karakterističnom škripanju faksa, još uvijek nemate ugovor u rukama, možda vam je upravo papir ponestao. Zatim morate otvoriti gornji poklopac stroja, ispod kojeg ćete vidjeti koji redoslijed koraka trebate obaviti da biste praznu cijev zamijenili novim rolnom papira. Obratite pažnju na pojavu crvenih traka u rezultirajućem dokumentu. To znači da je preostalo nekoliko metara faks papira i vrijedi ga odmah zamijeniti, kako ne bi natjerali partnere da čekaju u budućnosti kad se završi za vrijeme prihvaćanja važnog ugovora.

Ako morate poslati dokument, prvo ga morate ispuniti u odgovarajući utor. Obično se proizvođač brine o svojim korisnicima i pruža slike o tome kako raditi sa faksiranjem. Glavna stvar na koju biste trebali obratiti veliku pažnju je koja strana uvlačite list u otvor. Vrlo je važno da dokument koji pošaljete partnerima leži licem prema dolje, odnosno da informacije koje pošaljete moraju biti na dnu lista. Ovu sliku će dobiti strana koja prima. Nakon toga, birajte broj pretplatnika kojem ćete poslati kopiju dokumenta, razgovarati o svrsi vašeg poziva i zatražiti primanje faksa. Za one koji znaju kako koristiti faks, fraza "Start" razumjet će se bez riječi. Za početnika to može izgledati čak i smiješno, ali to samo znači da je vaš sagovornik pritisnuo tipku „Start“ i vi trebate to učiniti. Nakon toga uređaj će početi prihvaćati dokument u prilogu koji će pretvarati podatke na papiru u elektronički oblik. Na drugom kraju žice, vaš sugovornik će izvršiti obrnutu konverziju. Ako je sve prošlo dobro, možete prekinuti.

Sada znate kako koristiti faks uređaj i možete primati i slati dokumente bez prevelikih poteškoća.

Za šta je faks?

Jednostavno rečeno, faks je tehnički uređaj s kojim možete primati i primati dokumente na bilo kojoj udaljenosti. Istovremeno se u procesu rada dokument skenira, podaci se pretvaraju u električne signale, šifriraju i šalju preko telefonskih kanala. U vrijeme prijema, faks djeluje kao modem i pisač - dešifrira primljeni signal i dokument ispisuje na papir.

Kako primiti faks?

Da biste shvatili kako koristiti faks, morate postepeno razumjeti prijem i prijenos dokumenata. Krenimo od recepcije. Recimo odmah da je to lako učiniti. Faksovi se mogu primati i u ručnom i u automatskom režimu.

Ručni režim: podignete telefon, čujete frazu „Primite faks“, odgovorite „prihvaćam“ i pritisnite zeleno dugme. Ostaje samo čekati potpuno puštanje dokumenta. Ne zaboravite da odmah provjerite kvalitetu ispisa, čitljivost teksta, a zatim potvrdite činjenicu prijema i tek tada spustite slušalicu.

U automatskom režimu konfigurišete broj zvučnih signala, nakon čega će uređaj sam početi primati poruke. Ovaj je način prikladan za namjenske faksove ili za faks telefone u nedostatku osobe odgovorne za prijem.

Kako faksirati dokument?

Da biste ispravno poslali faks, morate znati telefonski broj pretplatnika. Prije nego što počnete da ga zovete, morate se pripremiti unaprijed: umetnite dokument u prijemnik s tekstom prema dolje, provjerite da leži ravno, bez izobličenja i birajte broj. Zatim pitajte je li osoba spremna primiti faks od vas, a kad dobijete pozitivan odgovor, kliknite na gumb "Fax / Start".

Nakon - pitajte sagovornika je li faks stigao, koliko je čitljiv, čak i ako je. Sada možete prekinuti vezu. U velikom broju slučajeva, i prilikom prijema i prilikom prijenosa faksova, morate reći svoje podatke: „primljen faks / faks poslan ...“ i svoje puno ime

Ako faks ne prihvata dokumente

Tipične neispravnosti u radu faksa su zaglavljeni papir, papir je ponestao rola, nema zapisivanja dokumenta koji treba poslati, prazan ili crni faks. Ako niste sigurni u svoje detalje oko rješavanja ovih problema, obratite se za više poznatih ljudi za pomoć. Vremenom ćete sve naučiti sami, a rad sa ovim uređajem će vam biti zadovoljstvo.

Pogledajte video: Koji faks upisati? (Maj 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send